Kommen, um zu bleiben. Digitales Onboarding bei SoftEd Systems

Die neuen Mitarbeiter sind da und natürlich wollen und sollen sie so schnell wie möglich integriert sein. Onboarding bietet die Gelegenheit, neue Mitarbeiter in den laufenden Betrieb einzubinden, sie zu begeistern und zu zeigen, dass sie Teil eines tollen Teams sind. Bei SoftEd wird der Onboarding-Prozess digital unterstützt mit Maskito. Erfolgreich im Einsatz – vor allem in der Coronazeit.

Wer kennt sie nicht, die typischen Probleme beim Onboarding? Die IT-Abteilung stellt neuen Mitarbeitern nicht rechtzeitig einen Rechner mit den notwendigen Softwarespezifikationen und Zugängen zur Verfügung. Der Schreibtisch steht nicht zum Termin bereit. Das Facility-Management hat es versäumt, einen Sicherheitsausweis zu fertigen.

Auch wenn die Personalabteilung einen noch so umfassenden Onboarding-Prozess und Einarbeitungsplan vorbereitet hat, der Erfolg des Prozesses kann leicht an seiner Komplexität und seinen Abhängigkeiten scheitern.

Was es besonders kompliziert macht? Viele Schritte im Onboarding-Prozess hängen von individuellen Merkmalen, wie Tätigkeit, Geschäftsbereich oder Ort der Mitarbeiter ab. Bei SoftEd sind z.B. die verschiedensten Berufsbilder vorhanden: Von Trainer, Softwareentwickler, Consultant über die IT-Administration bis hin zum Empfang im Trainingscenter. Denkt man nur an die IT, dann müssen natürlich die Arbeitsplätze entsprechend eingerichtet und Inhalte, Dokumente, Systemzugänge und Softwarespezifikationen für die neuen Mitarbeiter bereitgestellt werden.

Große Anforderungen an das Onboarding

Wir wollten eine Technologielösung für den Onboarding-Prozess entwickeln, die abteilungsübergreifend, individuell und automatisiert funktioniert. Immer im Fokus: die neuen Mitarbeiter, die von Beginn an eine verbraucherähnliche Erfahrung erleben sollen.

Leichter gesagt als getan, denn um einen ganzheitlichen Workflow für den Onboarding-Prozess zu gestalten, mussten wir erst einmal genau schauen, wie die einzelnen Prozesse in den Abteilungen aussehen.

Step 1: Geschäftsprozessanalyse

Die Ideen sind da, die Tools stehen bereit. Am liebsten würde man gleich mit der Umsetzung starten. Doch Halt. Unsere Empfehlung: Führen Sie zunächst eine gründliche Prozessanalyse durch. Also dokumentieren, modellieren, analysieren, optimieren, alle Eventualitäten und Arbeitsschritte in verschiedenen Szenarien betrachten und Ausnahmen, wie Stellvertreterregelungen in die Analyse einbeziehen.

Step 2: Technische Umsetzung

Endlich kann es losgehen! Mit Maskito Formularware haben wir das Onboarding technisch realisiert.

Alle Laufzettel und Papierdokumente, die bislang existierten, wurden in intelligente digitale Formulare überführt. Als Werkzeug diente dafür Maskito FormDesigner für die Bereitstellung folgender Funktionen:

  • Automatisches Ausfüllen von Datenfeldern
  • Abbilden der Workflowschritte mittels Statusangaben
  • Zugangsberechtigung und Schreibschutz durch Anbindung an das AD
  • Checkboxen, Drop-Down Menüs etc. für moderne Datenerhebung
  • Automatische Vollständigkeitsprüfung der Eingaben
  • Integrierte Plausibilitätsprüfungen der Eingaben zur Sicherung valider Datensätze
  • Unmittelbare Reaktion auf Benutzereingaben für effizientes Bearbeiten der Laufzettel, z. B. Eingabefelder ein- bzw. ausblenden

Automatische Benachrichtigung und Erinnerungen wurden implementiert, um genaue Arbeitsabläufe und -anweisungen zu garantieren. Nach dem Beenden einzelner Arbeitsschritte erfolgt die automatisierte Weiterleitung an den nächsten Beteiligten im Onboarding-Prozess bis hin zur automatischen Benachrichtigung bei erfolgreicher Erledigung aller Aufgaben.

Alle Ausnahmen und Eventualitäten fanden Berücksichtigung. Der Papier-Laufzettel ist damit bei SoftEd Geschichte.

Bei der Entwicklung des digitalen Laufzettels wurde auf eine anschauliche Oberfläche im Formdesigner Wert gelegt, die auch von Mitarbeitern außerhalb der IT verstanden und genutzt werden kann. Somit können bestehende Workflows einfach reproduziert werden.

Step 3: Unterwegs mit dem digitalen Laufzettel

Der digitale Laufzettel liegt als interaktive Webanwendung auf dem Maskito Formserver. Alle Mitarbeiter, die am Onboarding-Prozess beteiligt sind, greifen bequem auf die Anwendung zu und können sich die anstehenden Aufgaben direkt auf ihrem persönlichen Dashboard anzeigen und direkt zur Bearbeitung aufrufen.

Step 4: Die richtige Einarbeitung ist alles!

Die neuen Mitarbeiter sind da? Zeigen Sie Ihr Unternehmen von der besten Seite.

SoftEd Onboarding-Portal

Im SoftEd Onboarding-Portal werden neue SoftEd-Mitarbeiter mit einem virtuellen Rundgang durch das Unternehmen begrüßt – ortsunabhängig und Corona-konform. In kurzen Videos und Präsentationen werden die einzelnen Geschäftsbereiche und Standorte vorgestellt. Zentrale Softwareanwendungen, wie die Planungstafel, Telefonanlage, Kundendatenbank, Mitarbeiterverwaltung und Intranet werden anschaulich präsentiert und stehen zum wiederholten Anschauen bereit.

Natürlich müssen in jedem Unternehmen auch nachweispflichtige Unterweisungen für alle Mitarbeiter durchgeführt werden. Das haben wir gleich mit in das SoftEd Onboarding-Portal integriert. Alle Mitarbeiter finden wichtige Compliance- und Datensicherheitsschulungen zentral an einem Ort.

Step 4: Auch danach geht’s weiter…

Onboarding ist das Eine. Wir wollen natürlich, dass die Mitarbeiter an Board bleiben und kontinuierlich weitergebildet werden. Als Lösung haben wir ein Selbst-Lernportal auf Basis des Lernmanagementsystems SEMANO LMS eingebunden.

Das SoftEd Self Learning Portal basiert auf dem Lernmanagementsystem SEMANO LMS – einem Softwareprodukt von SoftEd Systems. Weitere Infos dazu unter www.semano.de

Alle SoftEd Mitarbeiter greifen im Selbst-Lernportal auf nützliche Online Trainings zu Teams, Excel & Co zu und können sich jederzeit aufschlauen. In den kurzen Webtrainings vermitteln unsere eigenen Trainer wichtiges Know-how – von first Steps in neuen Programmversionen bis hin zu tiefem Spezialwissen zu beispielsweise kniffligen Exel-Anwendungen.

Fazit

Ein gut strukturierter und technisch unterstützter Onboarding-Prozess ist ein fantastisches Medium für die professionelle Mitarbeiterintegration aber auch -gewinnung. Wir haben unsere Lösung mit dem Maskito Formserver umgesetzt, der sich hervorragend als Portallösung dafür eignet.

Interesse daran? Wenden Sie sich an uns

Wir haben die Tools und Talente, damit Ihr Onboarding und On-Board-Bleiben zu einer Erfolgsstory wird.

Carina Brockhaus (Sales Account Manager)
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